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说出你的问题,好的指引就会随之到来

栏目:X亮生活 | 来源:http://www.337tyc.com | 时间:2020-08-06

说出你的问题,好的指引就会随之到来

图片来源:unsplash

立即提出反馈

尽快且尽可能以非正式的方式提出指引,是十足坦率中很重要的一部分,但由于人的天性是在面对冲突时尽量拖延/迴避,而且我们的生活也已经够忙了,要做到这一点要仰赖训练。

然而,有些事花一点时间就能产生大影响力,立即的反馈就是其中之一。拖延的话于你自己有损!如果你等太久才提供指引,事情就会变得更困难。你也知道一直把事情往后拖会怎样:你注意到某个问题,也知道你要动手处理,但你就是不花时间记下来。

之后偶然又想起,那时你就需要坐下来好好回想问题到底是什幺。接着你要记得安排一场会议。现在你开始需要编製一张清单,写出你本来打算要说、但一直没有说出口的话。到了要开会之前,你需要花点时间想想还有没有你打算要说却没有写下来的话。

这些清单彼此并不一致,你根本不记得这个问题有那些明确的範例,因此你无法使用「情境界定、行为描述、行动冲击」的模型,到头来,你得面对困惑、满心挫折的同事。你到底要批评什幺事?把批评这件事往后拖就是这幺让人气馁、让人疲惫。马上说更有效,负担也没这幺重!

当然,有些时候你必须等一下,别急着提出讚美或批评。一般而言,如果你或对方很饥饿、愤怒、疲倦或因为任何其他理由心绪不佳,等一等比较好。

但这是例外,而非通则,而我们又太常把例外当成藉口,不去做我们心知肚明该做的事。最后要说的是,马上提出批评跟吹毛求疵是两回事。如果不重要,就不要马上说,或根本别说。

在两场会议中的空档,花两、三分钟说出来

如果你之后还要花时间安排会议,不如就在当下用一分钟、两分钟、最多三分钟说出来更省时,更别说开会要花多少时间;而且,马上说的话,你就不会一直挂在心上,也不会在某些时候莫名其妙困扰你。

我在教十足坦率的相关课程时,学生最常问的问题是:「我要怎幺找到适当时机?」一开始,我把这当成他们并未接受我认为指引非常重要的主张。但多谈几次之后,我明白这是因为大家并不认为可以快速提出指引。

他们认为,这是需要特别安排、长约一小时的对话。他们认为,提供指引会让每个星期的会议时间拉长。他们认为,提供指引就像是做根管治疗一样。请试着改把这件事想成刷牙。不要写在行事曆上,持续去做,你可能永远都不用做根管治疗。

请容我複述:当下提供指引,真的是你在两场会议之间最多花个三分钟就可以完成的工作。如果你在两场会议的空档之间说,不仅替自己省了时间、日后少开一次会,也做到花更少时间就提供了指引,比之后还要安排会议省事多了。

你提供的指引品质也会更好。我人生中获得的最佳指引,通常都出现在临时起意的超级快速对话当中,比方说我和桑德伯格交换意见时。如果你有五位直属部属、你希望每星期为这五位同仁各表达三次讚美与一次批评;这样的当下回馈频率,已经高过多数主管所做的。这项工作一星期最多只需要花你六十分钟,而且这些都是你就算不提供指引,也要花在走去参加不同会议的时间。但不管怎幺说,要提供指引还是需要体力精力和觉察力。

行事曆上留点空档,或者愿意迟到

将某件事列为优先,通常代表你要在行事曆上为这件事把时间空下来。但你要如何在行事曆上规划「当下临时起意」的事?没办法。比较好的做法,是马上告诉对方。要能做到这一点,你必须做到以下两件事其中之一。第一,要在行事曆上挪出空档,安排会议时你不要两场连着开,或者,你可以安排二十五分钟再加一场五十分钟一定要叫停的会议,而不是三十分钟加六十分钟的会议,要不然,你要愿意在下一场会议中迟到。

不要把指引留到一对一会议或绩效评估时提出

成为主管最有趣的事情之一,是换个身分会让很多人把他们过去所了解的待人处事之道忘得一乾二净。在私生活中,如果你和谁起了争执,你绝对不会想安排一场正式会议来和对方谈这件事。

「管理」已经变得很官僚,某种程度上我们已经抛掉了日常生活沟通所用的有效策略。不要让正式流程(一对一会议、年度或半年度的绩效评鉴或者是员工幸福度调查)取代即时指引;这些制度意在强化我们每天所做的事,而非替代。一年要固定请牙医师洗几次牙,无碍于你每天还是要刷牙。不要把绩效评鉴当成不在当下面对面提供回馈意见的藉口。

指引的半衰期很短暂

如果你等了一星期还是一季才跟对方讲起,事发之日已经久远,他们根本无法修正问题,也无法以此为基础追求成功。

没说出口的批评,爆炸威力一如放射性炸弹

就像在日常生活中一样,在工作上,当你对于让你感到愤怒或挫折的事沉默太久,最后的爆发很可能会让你看起来极不理性,或者伤害双方的关係,更可能两者皆有。不要让这种事发生在你身上。除非你觉得自己在盛怒当中,不然的话,请马上说出你的想法!

避开黑洞

务必马上告诉对方他们的工作成果得到哪些评价。如果你请人帮你準备开会或简报内容、但对方届时不会在场,请一定要让他们知道别人对这些成果有哪些反应。如果你没说,负责相关工作的人会觉得自己的努力被吸入黑洞。

很重要的是,不论褒贬,都要传达他们的努力有什幺贡献。当然,更好的是,只要有可能,请他们来呈现自己的工作成果,好让他们亲自得到指引。即便是在没有阶级的Google,对我的部属而言,能得到我的主管的讚美,永远都比听到我的指引更有意义。

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